Informativa privacy di VIKI

VIKI è una segretaria digitale ad accesso privato utilizzata per organizzare note, promemoria, registrazioni vocali, fotografie e per consultare, su richiesta, le caselle Gmail autorizzate.

1. Identità e contatti

VIKI è un progetto software privato gestito tecnicamente da Gianni Turillazzi. Il contatto dedicato per informazioni e richieste relative ai dati è [email protected].

Per i dati trattati nell'ambito delle attività professionali, dei clienti e dei fornitori di GLOBALSMILE SRL, il titolare del relativo trattamento aziendale è GLOBALSMILE SRL; il medesimo indirizzo email indicato sopra è il punto di contatto per le richieste inerenti VIKI. Per l'uso strettamente personale o domestico, VIKI è gestita direttamente da Gianni Turillazzi.

2. Quali dati vengono trattati

• Promemoria, note, titoli, scadenze, stati delle attività, cronologia delle modifiche e informazioni inserite dall'utente.
• Registrazioni vocali, trascrizioni, fotografie, documenti e testo estratto dalle immagini caricati volontariamente.
• Informazioni sulle caselle Gmail autorizzate e, durante le consultazioni richieste dall'utente, dati dei messaggi e delle conversazioni, inclusi indirizzi dei corrispondenti, oggetti, date, identificativi e informazioni necessarie a verificare le risposte.
• Token di autorizzazione OAuth, dati tecnici di utilizzo, sicurezza e funzionamento.

3. Per quali scopi e su quali basi

VIKI organizza le attività richieste dall'utente, recupera e trascrive i suoi memo, e verifica le risposte nelle conversazioni Gmail quando viene richiesto. Nell'ambito delle attività aziendali, questi trattamenti sostengono l'organizzazione del lavoro, il seguito delle comunicazioni con clienti e fornitori e la gestione degli impegni professionali. A seconda dei dati e della situazione, le basi giuridiche pertinenti possono comprendere l'esecuzione di rapporti contrattuali o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR, se l'interessato è parte del rapporto), gli obblighi di legge (lett. c) e il legittimo interesse all'organizzazione e alla gestione delle attività aziendali (lett. f), bilanciato con i diritti delle persone coinvolte. La concessione di un permesso Google OAuth consente l'accesso tecnico alla casella, ma non sostituisce di per sé una base giuridica GDPR.

Per l'utilizzo esclusivamente personale e domestico, può applicarsi l'esclusione dall'ambito di applicazione del GDPR prevista per tali attività. VIKI non prevede una registrazione pubblica e non è destinata ad altri utenti.

4. Come viene usato Gmail

VIKI richiede accesso Gmail in sola lettura. L'accesso è autorizzato dall'utente e serve alle funzioni di consultazione e di controllo delle risposte. VIKI non invia, modifica o elimina messaggi nella casella. Il controllo delle risposte esaminato tecnicamente utilizza principalmente metadati e informazioni sulle conversazioni. Non è attualmente disponibile un'analisi intelligente completa di tutte le email.

L'applicazione può conservare nel proprio archivio ricerche email e collegamenti ai messaggi associati ai promemoria. Il controllo delle risposte esaminato non prevede la conservazione automatica dei testi integrali delle email nel database; informazioni tratte dalle email possono però essere incluse in una nota quando l'utente decide di annotarle. I token OAuth necessari per la consultazione vengono conservati nell'ambiente riservato dell'applicazione.

Le informazioni ottenute tramite le API Google sono usate per fornire le funzionalità richieste dall'utente, non per vendere dati, mostrare pubblicità personalizzata, effettuare sorveglianza o addestrare modelli di intelligenza artificiale generalisti. Il loro utilizzo è soggetto alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti Limited Use applicabili. I dati Google non sono condivisi con terzi per finalità commerciali indipendenti dall'uso di VIKI.

5. Dove sono elaborati i dati e quali fornitori sono coinvolti

Il servizio operativo VIKI e i suoi archivi risiedono su un server privato gestito nell'infrastruttura Globalsmile. L'accesso all'applicazione è riservato tramite Tailscale; il sito web pubblico su cui si trova questa informativa è separato ed è ospitato su Cloudflare Pages. La trascrizione dei memo vocali usa Faster-Whisper sul server; l'estrazione di testo da fotografie usa RapidOCR localmente. Queste due elaborazioni non richiedono l'invio delle registrazioni o delle fotografie a un servizio cloud di riconoscimento.

La lettura delle caselle comporta comunicazioni con le API Google. Tailscale fornisce la connettività riservata e Cloudflare ospita le sole pagine pubbliche. I fornitori possono trattare dati tecnici di connessione secondo le rispettive condizioni e informative. Non è previsto l'accesso pubblico alle note, alle email o ai file presenti nel server VIKI.

6. Tempi di conservazione e cancellazione

Le attività ancora aperte o in attesa rimangono nell'archivio finché necessarie per l'organizzazione delle attività o finché non vengono gestite dall'utente. Le attività completate vengono sottoposte a pulizia automatica trascorsi tre mesi di calendario dalla data di completamento; viene eliminata anche la cronologia associata. Gli allegati vengono rimossi quando non risultano collegati ad altre attività. Il sistema dispone di un timer automatico per la pulizia.

Le copie di sicurezza possono trattenere dati anche dopo la cancellazione nell'applicazione. Sono presenti copie SQLite locali e una politica Restic con selezione di 14 snapshot giornalieri, 8 settimanali e 6 mensili. Si tratta di criteri di conservazione delle copie, non di un termine fisso garantito per la cancellazione definitiva di ogni singola informazione. Per richieste specifiche sulla rimozione anche dalle copie di sicurezza si può utilizzare il contatto riportato sopra.

7. Autorizzazione, revoca e diritti

L'utente autorizza Gmail attraverso la schermata Google e può revocare l'accesso dalle impostazioni dei collegamenti del proprio account Google. La revoca interrompe i futuri accessi mediante l'autorizzazione revocata; eventuali note precedentemente salvate e copie di sicurezza non sono cancellate automaticamente dalla sola revoca.

Per richieste relative ai dati personali nell'ambito dei trattamenti applicabili, comprese informazioni, accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione, è possibile scrivere a [email protected]. Gli interessati possono proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ove previsto dalla normativa.

8. Aggiornamenti

Questa informativa descrive le funzionalità attualmente disponibili. Sarà aggiornata in caso di modifiche rilevanti all'uso di Gmail, ai servizi coinvolti o ai tempi di conservazione. Eventuali nuovi trattamenti di dati Google saranno illustrati prima di essere attivati per l'utente.

Ultimo aggiornamento: 12 novembre 2026.